Возможные способы хищения ГСМ и методы борьбы с ними.
На сегодняшний день проблема снижения затрат на ГСМ актуальна для любого предприятия, имеющего на своем балансе хоть одну единицу автомобильной техники.
I. Введение
На сегодняшний день проблема снижения затрат на ГСМ актуальна для любого предприятия, имеющего на своем балансе хоть одну единицу автомобильной техники.
В данной статье мы хотим показать места, в которых возможны хищения ГСМ и рассказать о мерах пресечения хищений.
Итак, проследим следующую цепочку:
Администрация - бухгалтерский учет - заказчик -диспетчерская служба - АЗС - заправщики УТТ - водитель.
1. Администрация. В большинстве случаев можно сказать, что администрация предприятия поощряет способы хищения ГСМ, так как с ее стороны отсутствует контроль (и может быть умышленно) за использованием ГСМ. На предприятиях нет регламента по учету и списанию ГСМ, отсутствует нормативная документация, нормы расхода топлива завышены. На одну и ту же марку техники в разных автотранспортных предприятиях - разные нормы расхода ГСМ, интервал достигает 15-20%. Необходимо разработать единые дифференцированные нормы расхода в рамках регионов или даже компании. Итак, со стороны администрации должен осуществляться строгий контроль за учетом и списанием ГСМ. С этой целью необходимо создать на каждом автотранспортном предприятии, группу по учету и списанию ГСМ по путевым листам, заправочным ведомостям, электронным картам. Цель группы - выявлять нарушения и ставить в известность руководство и службу безопасности.
2. Теперь о бухгалтерском учете ГСМ. Как правило, списание ГСМ производится по предъявленным счетам и заправочным ведомостям. Это грубое нарушение. Списание необходимо проводить с учетом детальной сверки путевых листов с заправочными ведомостями (которую проводит группа ГСМ) в результате которой выявляется много нарушений, как со стороны автотранспортного предприятия так и заправки.
3. Далее заказчик. После наведения административного порядка и упорядочивания бухгалтерского учета переходим к заказчикам, которые подписывают путевые листы - это самый больной вопрос. Начальники цехов, прорабы, мастера, инженеры служб заказчика то есть лица, имеющие право подписи путевых листов, совершенно не заинтересованы в снижении себестоимости услуг (за счет ГСМ) на автотранспортном предприятии. Они подписывают все подряд порой по незнанию, а порой вступают в сговор с водителем и сумму, вырученную от продажи ГСМ, делят. Это основной способ хищения ГСМ. Списание ГСМ по путевым листам производится по установленным нормам расхода ГСМ на 1 час работы специального оборудования и 1 км. пробега для автомобильной техники, и 1 час работы двигателя для тракторной техники. Учет работы специального оборудования, двигателя заказчик не ведет и вести категорически отказывается, ссылаясь на то, что основная задача подписать путевой лист и все. Водитель, пользуясь таким положением, вписывает себе в путевом листе столько часов специального оборудования и пробега, сколько ему нужно для списания ГСМ в т.ч. и похищенного. Например, для ППУ, работающего на Первомайском месторождение, которое находится на расстояние 25 км от основной базы заказчик подписывает 9 часов работы специального оборудования. А по технической характеристике емкости котла ППУ хватает на 3,5 часа работы (расчет), затем нужно ехать на основную базу на дозаправку водой. Итак, приписано 5,5 часов работы с/о, умышленно или по незнанию, но оно привело к необоснованному списанию (5.5 * 33 )=172 литра за одну смену, если средняя цена на дизельное топливо 10 руб. за один литр, то это выльется в сумму 1720 рублей. На одном автотранспортном предприятии пожарным машинам заказчики подписывали работу специального оборудования, каждый день по 5-7 часов, а пожаров в то время не было не одного. Норма ГСМ на 1 час работы специального оборудования пожарного автомобиля - 21,6 литра. Вот и получается 7 * 21,6 = 151 литр или * 10 = 1510 рублей. Также необоснованно подписывали часы работы специального оборудования цистернам, агрегатам по закачке раствора, манипуляторам. Остро стоит вопрос с работой двигателя для тракторной техники особенно К-700, тягачей, бульдозеров. Зачастую эта техника просто простаивает на дежурстве, а в каждом путевом листе идет списание ГСМ порядка 300-500 литров. Это золотое дно для хищения. Необходимо на первом этапе обучить лиц, имеющих право подписи путевых листов правилам заполнения путевых листов. Целесообразно в рамках компании принять единую форму путевого листа, в котором будут графы для работы специального оборудования, двигателя с нагрузкой и без нагрузки, пробега. В целях усиления контроля за использованием ГСМ, необходимо обязать работников заказчика, имеющих право подписи путевых листов, указывать прописью в путевых листах следующие показатели: 1)время работы спецоборудования; 2)время работы двигателя и спецоборудования с нагрузкой и без нагрузки (для тракторной техники); 3)время работы двигателя вхолостую (на обогрев салона); 4)пробег, учитывая нулевой пробег (писать цифрами), так как бывают случаи, когда недобросовестные диспетчера к 1 приписывают ноль и вместо 1 часа работы специального оборудования получается 10 часов, а ее подружка с заправки в этот путевой лист вписывает нужную заправку и ставит штамп. Такой случай имел место в одном автотранспортном предприятии . В результате данной фальсификации было похищено 583 литра или * 10 = 5830 рублей, бензина А-80. После рекомендации по заполнению путевых листов и письма на имя заказчика, обязывающего правильно заполнять путевые листы, такие способы хищения места не имели.
4. Итак, от заказчика мы плавно перешли к диспетчерской службе. И один факт рассмотрели, случай этот не единственный и если заказчик будет правильно указывать в путевом листе часы работы специального оборудования, двигателя, пробег, то этот способ хищения исключается. Иногда по указанию вышестоящего руководства диспетчера выписывают путевые листы задним числом на списание горючего без оплаты и с оплатой. Чтобы исключить эту возможность необходимо ввести строгую нумерацию бланков путевых листов и несовпадение нумерации путевых листов по дате (она должна увеличиваться) считать строгим нарушением и с виновных взыскивать ущерб. Старший диспетчер должен вести учет бланков строгой отчетности - путевых листов, выдавать диспетчерам под роспись и требовать с них отчет об использованных бланках. Недопустимо использование повторной нумерации путевых листов, которые имеет место даже в рамках одной колонны и очень затрудняет сверку путевых листов с заправочными ведомостями. Выписка путевых листов на ПЭВМ решит эту проблему. При обработке путевых листов встречаются такие в которых фактический расход топлива больше нормы. Диспетчера умышленно пропускают такие путевые листы по которым списывается похищенное горючее. Они также иногда уменьшают количество заправленного горючего при подсчете заправок и все это проходит с молчаливого согласия водителя. По итогам месяца необходимо делать выборку путевых листов по которым факт ГСМ больше нормы и к нарушителям применять административные меры воздействия (удерживать стоимость перерасхода ГСМ из заработной платы).
5. Далее заправка. Операторы АЗС небрежно заполняют заправочные ведомости. Часто номер путевого листа в заправочной ведомости не совпадает с фактическим номером путевого листа за эту дату. В данном случае возможны два варианта - либо оператор ошиблась при внесении номера путевого листа в заправочную ведомость, либо была произведена заправка без путевого листа и поставили вымышленный номер. Считаю, что несовпадение номера путевого листа по дате с заправочной ведомостью можно считать одним из способов хищения ГСМ и стоимость заправки удерживать из заработной платы операторов АЗС. Это будет дисциплинировать их и они будут более внимательны при заполнении заправочных ведомостей. Операторы АЗС допускают уменьшение заправленного топлива в путевом листе, либо вообще не вносят его. На одном автотранспортном предприятии оператор АЗС ежемесячно списывала по заправочной ведомости 200 литров бензина марки А-80, а в путевые листы эти заправки не вносила. Этот случай не единичный. Также в заправочных ведомостях есть факты выдачи ГСМ на несуществующий путевой лист, на технику не принадлежащую автотранспортному предприятию. Операторы АЗС допускают выдачу топлива на путевые листы с датой несоответствующей дате заправки. Такое положение объясняют тем, что после 14.00 на заправке наступает завтра. Я считаю, что это тоже способ хищения ГСМ - водители заранее по путевому листу списывают топливо, а на следующий день ставят в путевой лист заправку и получают наличный расчет. Дата заправки и дата выдачи путевого листа могут не совпадать от одного до пяти и более дней. Есть предположение что таким образом операторы АЗС подгоняют количество ГСМ при контрольных замерах на заправке. Кроме этого при предъявлении счетов в заправочных ведомостях часто искажается сумма итого выдано ГСМ в сторону увеличения. Есть практический пример по предприятию на котором наглядно видно сколько литров топлива было приписано в счетах и выявлено в результате детальной проверки . За 5 месяцев дизельного топлива - 13705 литров на сумму 137 050 рублей и бензина 785 на сумму около 10 925 рублей. В это количество входят ошибки подсчета и заправки транспорта не принадлежащего данному предприятию. Не исключена возможность что этот транспорт операторы АЗС проводят по двум предприятиям. Теперь перейдем к очень интересному вопросу - коэффициент плотности. Вопрос заключается в следующем - почему "ЮКОС-Сервис" учет ГСМ в заправочных ведомостях ведет в литрах, а в счетах предъявляют в килограммах ? Проверить коэффициент плотности невозможно, так как с счету такие расчеты не прикладываются. В разных ведомостях эти коэффициенты разные, диапазон колеблется от 0,827 до 0,845 (это в мае). Заправка ОАО "Томскнефтепродукт" ВНК в предъявленных счетах указывает количество ГСМ в литрах. Почему "ЮКОС-Сервис" в своих счетах количество переводит в килограммы? Манипуляция переводным коэффициентом это тоже один из способов хищения ГСМ и если учет топлива вести в литрах и тысячах литров то этот способ исключается, а по результатам детальной сверки путевых листов с заправочными ведомостями будут выявлены все нарушения, которые допускают операторы АЗС. Материалы по результатам сверки необходимо передать в службу безопасности и после служебного расследования по фактам сверки будут выявлены лица виновные в хищении ГСМ.
6. Следующее звено цепочки - заправщики УТТ, маслохозяйство. Для заправки техники на отдаленных месторождениях автотранспортное предприятие через доверенных лиц (обычно это водители автомобилей - заправщиков) получают дизельное топливо ан НПЗ. Учет этого топлива ведется на маслохозяйстве транспортного предприятия. И здесь тоже можно проследить ряд нарушений. Водители - заправщики допускают уменьшение заправленного ГСМ в путевых листах или вообще не вносят его. Манипуляция коэффициентом плотности привела к хищению порядка 3500 литров топлива за один месяц. Есть факты списания ГСМ по поддельным ведомостям прошлых месяцев в количестве 9570 литров. В заправочных ведомостях заправщики не указывают дату заправки, номера путевых листов искажаются. Навести порядок на маслохозяйстве можно с помощью детальной сверки и распоряжением обязать заправщиков - водителей правильно заполнять заправочные ведомости.
7. И наконец водители. В основном водители вступают в преступный сговор с операторами АЗС и последние не вносят в путевой лист количество заправленного горючего или уменьшают его. Есть факты сокрытия фактических остатков горючего в баках. Например в путевых листах были указаны остатки в баках 15-20 литров, а после проведения контрольного замера старшим диспетчером при выдаче путевых листов оказалось что фактически в баках было 400-500 литров списанного по путевым листам топлива. Ясно что это топливо предназначалось для продажи скупщикам. С вышеуказанными способами бороться можно - проводить ежедневные замеры (как и положено по регламенту) остатков топлива при выезде и возврате и детальную сверку. Но есть случаи когда водители вступают в преступный сговор с лицами, подписывающие им путевые листы. Здесь дела обстоят сложнее. Если заказчик приписал часы работы специального оборудования, двигателя, пробег автотранспортное предприятие проконтролировать его не может, следовательно необходим контроль выполненных работ и со стороны заказчика. Несколько слов об электронных заправочных картах. Водители передают свои карты посторонним лицам самовольно либо по указанию вышестоящего руководства, которые заправляют личный транспорт. Контроль за заправляющимися по картам автомобилям никто не осуществляет. Похищенное горючее списывают по путевым листам, приписывая пробег. За день водители подписывают до 350 км . В большинстве случаев это приписки и маршрут движения не соответствует пробегу. Имел место факт - заказчик для легкового автомобиля весь месяц подписывал маршрут Стрежевой - Нижневартовск, а талоны на переправу по этому маршруту на данный автомобиль не выдавались. Это один из методов контроля маршрута движения - проверить был ли талон на данный путевой лист. В большинстве случаев такие маршруты талонами на переправу не подтверждаются, следовательно приписан пробег и списано похищенное топливо.
II. Заключение.
Исходя из вышесказанного понятно, что только нашими совместными усилиями можно изжить из наших рядов расхитителей ГСМ и недобросовестно относящихся к своим обязанностям сотрудников компании всех уровней которые способствуют этому. Задача эта не простая. Для ее выполнения необходимо организовать курсы повышения квалификации для честных сотрудников групп ГСМ, службы безопасности, КРО по этому направлению и четко описать в должностных инструкциях права и обязанности со ссылкой на вновь разработанные положения , правила, регламенты и ввести их в действие как стандарты компании.
Игнатенко О.В. Экономист ООО "Васюганское УТТ"
